Von 3 Tagen auf 2 Stunden: Wie ein Berliner Betrieb seine Gutachten fast ohne Büroarbeit erstellt

Auf einen Blick

Kurz gesagt: Ein erfahrener Gutachter schaffte bisher etwa acht Gutachten am Tag – und saß dafür den ganzen Tag am Schreibtisch, ohne einen einzigen Baum zu sehen. Heute prüft und ergänzt er, statt abzutippen. Die Entscheidungen trifft weiterhin er.

Warum dieser Fall auch dann interessant ist, wenn Sie nichts mit Bäumen zu tun haben

Es geht hier nur vordergründig um Bäume. Im Kern geht es um ein Problem, das viele Betriebe kennen:

Der teuerste Mitarbeiter im Haus verbringt den halben Tag damit, Zahlen von einem Blatt Papier in ein Computerprogramm zu übertragen.

Wenn Sie in Ihrem Betrieb einen dieser drei Sätze unterschreiben würden, lohnt sich das Weiterlesen:

• Bei uns füllt jemand vor Ort ein Formular auf Papier aus – und tippt es später im Büro noch einmal ab.
• Bei uns entsteht am Ende immer wieder dasselbe Dokument, nur mit anderen Zahlen darin.
• Bei uns machen Fachleute Arbeiten, für die man ihre Ausbildung eigentlich nicht braucht.

Genau das war die Ausgangslage bei Rudolf Baumpflege.

Wie der Ablauf vorher aussah

Rudolf Baumpflege erstellt Wertgutachten für Bäume. Das sind offizielle Dokumente: Sie legen fest, was ein Baum wert ist, und folgen dabei einem festen Berechnungsschema, das von offizieller Stelle vorgegeben wird.

Der Weg zu so einem Gutachten sah so aus:

1. Im Auftrag sind die Bäume auf einer Karte eingezeichnet. Sie müssen zuerst im Berliner Geoportal herausgesucht werden.
2. Der Gutachter fährt zu jedem Baum und nimmt die Daten auf: Höhe, Kronenbreite, Schäden – dazu Fotos mit dem Diensthandy.
3. Im Büro werden die Fotos vom Handy auf die Firmencloud kopiert.
4. Der handschriftlich ausgefüllte Aufnahmebogen wird eingescannt.
5. Dann beginnt die eigentliche Fleißarbeit: Alles wird in eine Word-Vorlage übertragen. Bilder zuschneiden und einfügen, Richtwerte in Tabellen nachschlagen, Textbausteine zusammenkopieren, Einschätzungen formulieren.

Für Schritt 5 gilt: Ein geübter Gutachter schafft damit etwa acht Gutachten pro Tag – wenn er nichts anderes macht.

Was das wirklich kostet

Der Wert eines Gutachtens entsteht an zwei Stellen: draußen am Baum und im fachlichen Urteil des Sachverständigen. Beides braucht Erfahrung.

Das Abtippen braucht sie nicht.

Trotzdem floss genau dort die meiste Zeit hin. Jeder Tag am Schreibtisch war ein Tag ohne Vor-Ort-Termine. Wie viele Aufträge der Betrieb annehmen konnte, hing damit nicht an der Nachfrage – sondern am Papierkram.

Was wir gebaut haben

Wir haben eine Webanwendung entwickelt. Sie läuft im Browser, es muss nichts installiert werden, und sie ist der eine Ort, an dem ein Gutachtenauftrag von Anfang bis Ende bearbeitet wird.

Aufträge und Bäume verwalten. Jeder Auftrag wird angelegt, die dazugehörigen Bäume werden darin geführt. Was vorher in Ordnern, Excel-Listen und Dateinamen verstreut war, hat jetzt einen festen Platz.

Der Aufnahmebogen wird automatisch ausgelesen. Der Scan wird hochgeladen, die Software liest die handschriftlichen Einträge und trägt sie selbst in die richtigen Felder ein. Kein Abtippen mehr.

Aus den Fotos werden Textvorschläge. Die Software schaut sich die Baumfotos an und formuliert daraus Vorschläge für die Beschreibung von Schäden und Standort. Für diesen Teil – das Lesen der Formulare und das Schreiben der Texte – setzen wir die KI-Modelle von Anthropic (Claude) ein.

Der Gutachter ergänzt und entscheidet. Seine fachlichen Einschätzungen gibt er weiterhin selbst ein. Nur eben in einer Maske, die ihn Feld für Feld durchführt, statt in einem leeren Word-Dokument.

Am Ende steht das fertige PDF. Ein Klick, und das Gutachten liegt im gewohnten Layout vor – fertig zum Versand an den Auftraggeber.

Die wichtigste Frage: Wer haftet, wenn die Software sich irrt?

Unter dem Gutachten steht der Name des Sachverständigen. Nicht unserer. Deshalb war das für uns von Anfang an die zentrale Frage – und sie hat die ganze Bauweise der Software bestimmt.

Die Software entscheidet nichts. Sie schlägt vor. Jeder automatisch erzeugte Text ist ein Vorschlag, den der Gutachter sieht, bewertet und bei Bedarf ändert. Nichts wandert ungeprüft ins fertige Dokument.

Die Software prüft sich selbst. An mehreren Stellen im Ablauf läuft eine automatische Plausibilitätsprüfung, die typische Fehler meldet. Ein einfaches Beispiel: Steht auf dem eingescannten Aufnahmebogen eine andere Baumnummer als im Auftrag, wird das angezeigt – bevor daraus ein Gutachten wird.

Alles ist an jeder Stelle einsehbar. Der Ablauf ist bewusst so aufgebaut, dass man an jedem Punkt nachsehen kann, welche Daten vorliegen und woher sie stammen. Fehler fallen dort auf, wo sie entstehen, und nicht erst im fertigen PDF beim Kunden.

Das Ergebnis: Der Gutachter kontrolliert weiterhin jedes Dokument. Er muss dafür nur noch prüfen statt produzieren – und das geht um ein Vielfaches schneller.

Warum das in einer Woche fertig war

Vom Startgespräch bis zum ersten echten Einsatz verging eine Woche. Das klingt nach Verkaufsargument, deshalb hier, woran es lag:

Wir haben früh gezeigt, statt lange beschrieben. Statt wochenlang auf Basis eines Pflichtenhefts zu entwickeln und am Schluss festzustellen, dass man aneinander vorbeigeredet hat, bekam der Kunde alle paar Tage etwas Benutzbares zu sehen. Jede Rückmeldung floss direkt in den nächsten Stand. Missverständnisse kosteten dadurch Stunden statt Wochen.

Der Aufwand beim Kunden blieb klein. Gebraucht haben wir vor allem Zugang zu ein paar echten Beispielen – ausgefüllte Formulare, Fotos, fertige Gutachten – und kurze Rückmeldungen zu den Zwischenständen. Kein Mitarbeiter musste für das Projekt aus dem Tagesgeschäft genommen werden.

Moderne Entwicklungswerkzeuge. Softwareentwicklung mit KI-Unterstützung ist heute um ein Vielfaches schneller als noch vor zwei Jahren. Das ist der Grund, warum solche Lösungen inzwischen auch für einen Betrieb mit 20 Mitarbeitern rechenbar sind – und nicht nur für Konzerne.

Wie sich das rechnet

Eine eigens entwickelte Software klingt nach einem Budget, über das man im Beirat spricht. Deshalb die für Sie wichtigere Zahl zuerst: Nach rund drei Monaten hat sich die Investition bezahlt gemacht.

Die Rechnung dahinter ist einfach. Die Lösung spart bei jeweils 20 Gutachten etwa zweieinhalb Arbeitstage einer Fachkraft. Multiplizieren Sie das mit Ihrem eigenen Auftragsvolumen und Ihren Stundensätzen – bei den meisten Betrieben liegt der Punkt, an dem sich so etwas trägt, deutlich näher, als sie erwarten. Alles, was danach kommt, ist gesparte Zeit ohne Gegenrechnung.

Denn danach fallen kaum noch Kosten an. Es gibt keine Lizenzgebühr pro Arbeitsplatz und keinen Vertrag, der jedes Jahr teurer wird. Hosting und Wartung übernehmen wir – der Betrieb muss dafür niemanden im Haus vorhalten und braucht keine eigene IT-Abteilung.

Was ein solches Projekt bei Ihnen kostet, hängt vom Zuschnitt ab. Das klären wir im Erstgespräch, bevor irgendjemand etwas unterschreibt.

Das Ergebnis

Die Büroarbeit für 20 Gutachten sank von 3 Arbeitstagen auf 2 Stunden – rund 90 % weniger Aufwand.

Was vorher eine halbe Arbeitswoche am Schreibtisch band, ist heute ein Vormittag. Die frei gewordene Zeit fließt dorthin, wo der Sachverständige gebraucht wird: nach draußen.

Wie es weitergeht

Ein Schritt läuft noch auf Papier: die Aufnahme vor Ort. Als Nächstes entsteht deshalb eine App fürs Handy oder Tablet, die den Gutachter draußen Punkt für Punkt durch die Aufnahme führt und alle Daten sofort digital erfasst.

Dann entfällt auch das Scannen. Von der ursprünglichen Büroarbeit bleibt am Ende genau ein Schritt übrig: einmal prüfen und freigeben.

Wir danken Rudolf Baumpflege für das Vertrauen und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Wenn bei Ihnen Fachleute Daten von Papier in den Computer übertragen, statt ihre eigentliche Arbeit zu machen, lohnt sich ein Gespräch. Wir schauen uns Ihren Ablauf an und sagen Ihnen offen, an welcher Stelle sich Automatisierung rechnet – und an welcher nicht.